pControl - Sanktionslistenprüfung in SAP®

pControl Sanktionslistenprüfung ist eine effiziente Softwarelösung, um einfach und rasch zu prüfen, ob es aktuelle Embargo-Maßnahmen (Liefer- oder Handelsverbote) gegen einen Ihrer Geschäftskontakte gibt. Sichern Sie sich rechtlich ab und integrieren Sie unsere Lösung in SAP ERP (ECC 6.0 oder S/4HANA) um die strengen Compliance-Vorschriften zur Terrorabwehr zu erfüllen!

Was sind Sanktionslisten?

Sanktionslisten sind offizielle Verzeichnisse (Anhänge der Verordnungen 2580/2001, 881/2002 und 753/2011) von Personen, Gruppen, Organisationen und Unternehmen gegen die wirtschaftliche und/oder rechtliche Einschränkungen ausgesprochen wurden. In dem Zusammenhang wird auch von länderunabhängigen Embargomaßnahmen gesprochen.

Gelisteten Personen, Gruppen, Organisationen oder Unternehmen dürfen weder direkt noch indirekt Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden oder zugutekommen (auch nicht im Zusammenhang mit einer von diesen erbrachten Leistungen). Die Verbote erfassen Vermögenswerte jeglicher Art. Alle Gelder und wirtschaftlichen Ressourcen dieser Personen, Gruppen oder Organisationen in der EU werden eingefroren.

Warum sollten Sie Ihre Geschäftspartner prüfen?

Der Handel wie auch der Außenhandel wird immer transparenter und kontrollierbarer. Besonders in Zeiten der Terrorbedrohungen sollten Sie sich als Unternehmen als verlässlicher und glaubwürdiger Geschäftspartner auszeichnen. Aus diesem Grund sind Geschäfte mit Personen, die auf Sanktionslisten verzeichnet sind, nicht nur ruf- sondern auch geschäftsschädigend!
Als Unternehmer sind Sie laut EU-Verordnung dazu verpflichtet dafür Sorge zu tragen, dass Ihre Ware (wirtschaftliche Ressourcen) nicht in die falschen Hände gerät!

Ein Verstoß gegen die in den Sanktionen festgehaltenen Verbote, kann empfindliche Strafen bis zu Freiheitsentzug für das Unternehmen und deren verantwortliche Personen nach sich ziehen. Zusätzlich zum finanziellen Schaden ist der Imageverlust für ein Unternehmen, welches mit gelisteten Personen oder Unternehmen Geschäfte tätigt, enorm.
Unternehmen, die Bewilligungen für vereinfachte zollrechtliche Verfahren haben, könnten Ihre Bewilligung verlieren, wodurch im Export-Geschäft nicht unerhebliche Kosten durch die Inanspruchnahme externer Dienstleister entstehen könnten.

Basisfunktionalitäten

  • Tägliches automatisiertes Laden und Aktualisieren der Sanktionslistendaten.
  • Manuelle Einzelprüfung.
  • Unscharfe Suche nach Namen und Adressteilen wie bei einer Suchmaschine, um Tippfehler oder andere Schreibweise auszugleichen.
  • Automatische Prüfung der Adressstämme (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, …) und offener Belege (Vertriebs- und Lieferbelege) nur wenn sich die Sanktionslistendaten geändert haben.
  • Integrierte Prüfung beim Anlegen oder Ändern für SAP-Adressstämme (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, …). Die Anzeige positiver Ergebnisse ist für Sachbearbeiter deaktivierbar.
  • Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen bei Treffern sind je nach Adress- und/oder Belegart für die unterschiedlichen Status und Prüfergebnisse einstellbar.
  • Für die Sperren von SAP ERP Adressstämmen (z.B. Debitoren und Kreditoren) und deren Belegen (z.B. Anfrage, Auftrag, Lieferung, Buchhaltungsbeleg, etc.) werden SAP ERP Standardsperren (z.B. Auftragssperre, Liefersperre, Fakturasperre, Zahlsperrgrund, Buchungssperre, Einkaufsperre, Verkaufssperre, etc.) verwendet bzw. eingestellt.
  • Lückenlose Protokollierung aller Prüfvorgänge bzw. Suchvorgänge und aller Entscheidungen bei der Bewertung der Sanktionslisten-Treffer.
  • Zentrales Monitoring für die Kontrolle und Bewertung der Adressen mit Treffern je Adress- und/oder Belegart inklusive Direktumstieg zu Stamm- und Belegpflegefunktionen.
  • Unterstützung des rollenbasierenden SAP-Standard-Berechtigungskonzeptes.
  • Umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten über zahlreiche vorgesehene SAP-Erweiterungsspots.
  • Optional ist für die Bewertung der Sanktionslistentreffer ein Vier-Augen-Prinzip anwendbar, d.h. jede Adresse mit einem Treffer muss von zwei Benutzern bewertet werden.
  • Optional können auch externe Daten wie CSV-Dateien, RFC oder Webservices in pControl eingebunden werden.

Welche Standardprüfprozesse für das SAP ERP (ECC 6.0 oder S/4HANA) sind verfügbar?

  • Prüfung durch manuelle Eingabe.
  • Prüfen und Sperren von Stammdaten-Adressen (Kunden und Lieferanten samt Ansprechpartner) im Bereich SD (Vertrieb), MM (Einkauf) und FI (Rechnungswesen).
    • Bei Sperre von Kunden: Sperre von offenen Vertriebs- und Lieferbelegen.
    • Bei Sperre von Lieferanten: Sperre der Zahlung offener Eingangsrechnungen und Sperre des Orderbuches.
  • Prüfung von Adressen in Vertriebs- und Lieferbelege und Sperren dieser Belege.
    • Prüfung alle Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, … Endkunde)
  • Prüfung der MM-Belege (Bestellung und Eingangsrechnung) im Einkaufsprozess.
  • Prüfung des Bankenstammes.
  • Prüfung im Bereich HR (Human Ressources – Bewerber und Personal).

Weitere geplante Prüfprozesse:

  • Prüfung der Zahlungsläufe.

Wie funktioniert die Prüfung mit pControl Sanktionslisten?

Jede Adresse wird dem pControl-Prüfmodul mit einem Adresstyp (z.B. Kunde), einer Adressreferenz (z.B. Kundennummer) und optional mit einem Belegtyp (z.B. Auftrag) und einer Belegreferenz (z.B. Auftragsnummer) übergeben, und ermöglicht damit eine gezielte Überwachung der Adressen mit Sanktionslistentreffer.
Jeder Prüfvorgang wird protokolliert und ist damit auch nachvollziehbar. Auch wenn die Daten im Zuge eines Treffers im Nachhinein geändert wurden, bleibt die ursprüngliche Version im Protokoll gespeichert. Die Qualität der Suchergebnisse kann durch eine Reihe von Einstellungsmöglichkeiten optimiert werden.
Nach erfolgter Prüfung steht ein Monitor zur Bewertung und Verwaltung der Adressen mit Sanktionslistentreffer zur Verfügung. Ist die initiale (erste vollständige) Bewertung der Stamm- oder Belegadressen erfolgt, werden bei der nächsten Prüfung für nicht gesperrte Adresse nur mehr geänderte oder neue Sanktionen angezeigt. Diese Vorgangsweise reduziert den Aufwand für den Sachbearbeiter nach der ersten Bewertung der Treffer erheblich.
Dialoge oder Benachrichtigungen beim Prüfen, beispielsweise einer gesperrten Stamm- oder Belegadresse, können auf Wunsch individuell gestaltet werden.

Welche Sicherheit bietet die Sanktionslistenprüfung mit pControl?

Wir bieten Ihnen eine sichere Protokollierung aller Prüfvorgänge und Entscheidungen bei der Bewertung der Sanktionslistentreffer.
Im Falle einer Belieferung eines gelisteten Unternehmens und anschließendem Beweissicherungsverfahren bietet Ihnen pControl eine ausführliche und nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Prüfvorgänge. Denn wir protokollieren genau was Sie wann geprüft haben und welche Ergebnisse die Prüfung lieferte. Dabei ist natürlich auch die Protokollierung bei Nicht-Treffern oder bei technischen Problemen wesentlich. Für eine lückenlose Compliance im Unternehmen und um einen eventuellen Vorwurf der Vorsätzlichkeit bei Verstößen zu umgehen ist diese Protokollierung unumgänglich!

Wie wird pControl Sanktionslisten installiert?

Illustration pControl
  • Die pControl Sanktionslistensoftware und die Implementierung der Prüfungen werden in Form von Transportaufträgen samt Installationsanleitung und Benutzerhandbuch ausgeliefert und können entweder durch prodata-Mitarbeiter oder wenn gewünscht von Ihrer SAP Basis in Ihr SAP ERP-System (ECC 6.0 oder S/4HANA) installiert und konfiguriert werden.
  • Das Anlegen der Berechtigungsrollen erfolgt nach Installationsanleitung durch Ihre SAP Basis.
  • pControl Sanktionslisten setzt bei der Suche nach Namen und Adressteilen auf eine unscharfe Suche wie bei einer Suchmaschine und verwendet dafür den OpenSource Suchserver Solr (http://lucene.apache.org/solr/), um Tippfehler oder andere Schreibweisen auszugleichen:
    • Der Solr-Suchserver wird von Ihrer IT mit unserer Unterstützung in Ihrem lokalen Netzwerk installiert (Ihre Daten werden in Ihrem lokalen IT-Umfeld geprüft!). Sie erhalten von uns eine bereits vorkonfigurierte Solr-Server-Installation für den Entwicklungs-, Test- und Produktivbetrieb.
    • Der Suchserver hält die Sanktionslistendaten verschiedenster Datenbezugsquellen und ermöglicht die Prüfung der Adressen über eine unscharfe Suche.
  • Die Prüfprozesse und das gewünschte Sperrverhalten werden individuell eingestellt und können auch gezielt für einzelne Organisatorische Einheiten (z.B. Buchungskreise, Verkaufs-, Einkaufsorganisationen, etc.) aktiviert oder auch ausgeschlossen werden.
  • Für Sperren von SAP ERP Adressstämmen (z.B. Kunden und Lieferanten) und Belegen (z.B. Anfrage, Auftrag, Lieferung, Buchhaltungsbeleg, etc.) werden SAP ERP Standardsperren (z.B. Auftragssperre, Liefersperre, Fakturasperre, Zahlsperrgrund, Buchungssperre, Einkaufsperre, Verkaufssperre, etc.) verwendet bzw. eingestellt.
  • Das Laden der Sanktionslistendaten und das Aktualisieren des Suchservers werden als täglicher Hintergrundjob im SAP-Umfeld eingeplant.
  • Das Prüfen der Belege und Adressstämme wird ebenfalls als täglicher Hintergrundjob im SAP-Umfeld eingerichtet. Die Prüfung wird nur dann durchgeführt, wenn sich zuvor die Sanktionslisten geändert haben.

Mögliches Einführungsszenario von pControl in Ihrem Vertriebsprozess

Nach erfolgter Installation von pControl auf Ihrem SAP ERP System (ECC 6.0 oder S/4HANA) und einer Abstimmung mit Ihrer IT und Ihren Fachabteilungen, wird pControl nach Ihren Wünschen eingestellt. Prinzipiell erfolgt die Inbetriebnahme (z.B. im Vertrieb) in folgenden Schritten:

Prüfung des Kunden- und Lieferantenstammes

  1. Erste Prüfung und Bewertung der Sanktionslisten-Treffer der Kunden- und Lieferantenadressen.
  2. Laufende Prüfung der Kunden- und Lieferantenadressen und optional deren Ansprechpartner nach Änderungen in den Sanktionslistendaten. Dadurch werden nur Treffer für neue oder geänderte Sanktionslisteneinträge geliefert.
  3. Prüfen der Kunden- bzw. Lieferantenadresse beim Anlegen oder Ändern in der jeweiligen Stammdatenpflege.
  4. Optional: E-Mail-Benachrichtigungen im Falle von Sanktionslisten-Treffern und bei technischen Problemen.
  5. Kontrolle und Bewertung aller Adressen mit Treffern im Monitor. Die mögliche Sperre von Kunden und Lieferanten und deren offener Belege erfolgt ebenfalls dort.

Prüfung der Partnerdaten im Vertriebsbeleg (Angebot, Auftrag, Lieferung, etc.)

  1. Nach der ersten Prüfung und Bewertung des Kunden- und Lieferantenstammes werden beim Sichern der Vertriebsbelege alle Partneradressen mit Bezug auf Kundennummer und Vertriebsbelegnummer geprüft. Adressen bereits bewerteter Kunden liefern nur dann Treffer, wenn die Adresse vom Vertriebsmitarbeiter geändert wurde.
  2. Eine laufende Prüfung offener Beleg erfolgt dann, wenn es Änderungen in den Sanktionslistendaten gibt und liefern nur Treffer für neue Sanktionslisteneinträge.
  3. Optional: E-Mail-Benachrichtigungen im Falle von Sanktionslisten-Treffern.
  4. Kontrolle und Bewertung der Partneradressen mit Treffern im Monitor. Die Sperre oder Freigabe der Adresse ist nur für den Vertriebsbeleg möglich. Außerdem kann direkt zu den Vertriebsbelegen umgestiegen werden.

Wie kommen Sie zu Ihrer Lösung?

Wir lassen Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot zukommen, oder einer unserer Mitarbeiter zeigt Ihnen pControl in einer Online-Demo.

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Ing. Alexander Hanisch, Geschäftsführender Gesellschafter

Alexander Hanisch

alexander.hanisch@prodata.at
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