Praxistipps: Wie pflegt man Zolltarif- und Warennummern im SAP® S/4HANA?

Viele sind neugierig auf die neue SAP ERP Generation S/4HANA. Nach einer beträchtlichen Anzahl an Anfragen von prodata Kunden wie die Tarifierung im neuen Fiori Design denn nun ausschaue, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag zeigen wie Sie im S/4HANA Ihre statistischen Warennummern pflegen können. Mit anschaulichen Abbildungen zeigen wir auf wie Sie im Unterschied zu heute Ihre Produkte mit einer statistischen Warennummer versehen können.

In unserem Artikel „Zoll & Außenhandel in SAP® – Erste Erfahrungen mit S/4HANA“ vom 11. Oktober 2018 haben wir erstmals berichtet, welche Funktionen SAP S/4HANA International Trade bietet. Wie bereits erwähnt wurde mit S/4HANA die alte Außenhandelskomponente „Foreign Trade“ durch die neue Komponente „International Trade“ ersetzt.

Die Pflege der statistischen Warennummer weist im SAP R/3 (ECC 6.0) einige konzeptionelle Schwächen auf, welche im „Foreign Trade“ nur mit leidigem, personellem Mehraufwand ausgeglichen werden können. Im Zuge der Entwicklung der neuen Generation S/4HANA hat sich das SAP-Team erfreulicherweise um die Ausmerzung der anfänglichen Kinderkrankheiten angenommen und bietet jetzt einige Simplifizierungen in der neuen Außenhandelskomponente „International Trade“ an.

Wie funktioniert es in SAP R/3 (ECC 6.0)?

Im heutigen SAP ERP ECC 6.0 ist die Pflege der statistischen Warennummern im Einführungsleitfaden (Customizing) angesiedelt. Daher ist für das Anlegen und Ändern von Warennummern eine Customizing-Berechtigung erforderlich, welche im Normalfall nur Ihre IT-Abteilung hat. Somit muss die Pflege direkt im Entwicklungssystem erfolgen und via Transportauftrag bis ins Produktivsystem übernommen werden. Viele Außenhandelsverantwortliche haben in Ihrem Unternehmen keinerlei Befugnis solche Änderungen vorzunehmen, wodurch sich veraltete und fehlerhalte Warennummern in den Stammdaten ansammeln können.

SAP_ECC Customizing
Customizing im SAP ECC 6.0

Pflege der statistischen Warennummer

Ein wunder Punkt des „Foreign Trade“ ist sicherlich die separate Eingabe der statistischen Warennummer für jedes Land und jede Sprache. Für statistische Meldungen (z.B. Intrastat in Österreich) müssen daher die Warennummern je Meldeland und Sprache – trotz identer 8-stelliger statistischen Warennummer (KN8) innerhalb der EU – angelegt werden.

Für Unternehmen mit vielzähligen Werken im Ausland gestaltet sich die Klassifizierung der Produkte gleichermaßen schwierig. Selbst wenn alle Werke des Unternehmens innerhalb der EU angesiedelt sind und dasselbe Produkt in allen Werken dieselbe Warennummer aufweist, ist die Eingabe der Warennummer im Materialstamm auf Ebene jedes einzelnen Werkes erforderlich. Ein enormer Arbeitsaufwand, der mit S/4HANA der Vergangenheit angehört.

SAP GUI
Statistische Warennummer müssen je Land und Sprache eingegben werden
SAP GUI Warennummer
Im Materialstamm ist für jedes Werk eine separate Eingabe der Warennummer notwendig

Immer wiederkehrender Kritikpunkt im „Foreign Trade“ ist die fehlende Möglichkeit der Zuweisungen eines Gültigkeitsdatums für statistische Warennummern, welches einen einfachen Austausch abgelaufener Nummer gegen neue Warennummern ermöglichen würde. Unsere Software pTaric hat sich dieser Problematik angenommen und bietet eine jährliche Aktualisierung zeitgleich mit der Veröffentlichung der neuen Zolltarifnummern. Für kleine Unternehmen allerdings, welche keine zusätzliche Software für derartige Automatisierungen einsetzen, ist dies im SAP R/3 enorm unbequem zu bewerkstelligen.

Wie bereits anfangs erwähnt liegt die Berechtigung den Produktstamm zu bearbeiten meist nicht bei den Außenhandelsverantwortlichen. Das hat zur Folge, dass Warennummern fehlen oder schlichtweg falsch sind, was wiederum zu Problemen bei der Zollabwicklung oder Präferenzkalkulation führen kann.

Mit dem neuen „International Trade“ von S/4HANA sind oben genannte Schwachpunkte fortan Geschichte. Dennoch ist auch in S/4HANA noch mit Einschränkungen zu rechnen, welcher sich das Entwicklerteam des größten europäischen Softwareherstellers hoffentlich noch annimmt.

Was ändert sich mit S/4HANA?

Verwaltung durch die Fachabteilung

Mit S/4HANA International Trade besteht weiterhin die Möglichkeit statistische Warennummern zu verwalten. Jedoch liegen nur mehr grundlegende Einstellungen im Einführungsleitfaden (Customizing). Verwaltungstechnisch ist dies eine enorme Erleichterung. Das Anlegen und Ändern von statistischen Warennummern kann nun direkt im Produktivsystem mit eigenen Fiori-Apps (unabhängig vom Customizing und der Materialstammpflege) vom Außenhandelsverantwortlichen vorgenommen werden. Auch die Vergabe eines Gültigkeitsdatum ist hier möglich.

Worum handelt es sich beim neuen Nummernschema?

Neu eingeführt wurden „Nummernschema“ in der Klassifizierung. Diese dienen zur Verwaltung unterschiedlicher Klassifikationsstämme (Zolltarifnummern, Statistische Warennummern und Kontrollklassen für die Exportkontrolle) wie z.B. zur Verwaltung eines Stammes für EU-Warennummern.

Nummernschema zuordnen

Zu Beginn definieren Sie im Customizing ein oder mehrere unterschiedliche Nummernschemata für beliebige Länder (z.B. eines für die EU und eines für die Schweiz). Diesem Nummernschema können beliebige Länder zugeordnet werden, z.B. ist es möglich dem Nummernschema EU01 alle EU-Länder und dem Nummernschema CH01 die Schweiz und Lichtenstein zuzuteilen. Somit müssen Sie nur mehr einen Stamm von statistischen Warennummern für die gesamte EU verwalten.

SAP FIORI Launchpad

Weitere Schritte sind anschließend in den Fiori Apps vorzunehmen. Über die neue Benutzeroberfläche „SAP Fiori Launchpad“ gelangen Sie zu den drei Apps, die International Trade derzeit zur Verfügung stellt. Dort können Sie sowohl das Klassifizieren von Produkten als auch das Ändern der statistischen Warennummern vornehmen.

Es stehen drei Apps zur Verfügung

  • Produkte klassifizieren – Statistische Warennummern à Funktion zum Neuklassifizieren des Produktstammes
  • Produkte reklassifizieren – Statistische Warennummern à Funktion zum Ändern der Klassifizierung des Produktstammes
  • Statistische Warennummern bearbeiten

Wie bearbeiten Sie statistische Warennummern im S/4HANA?

Wie Sie in der unteren Abbildung der Funktion „Statistische Warennummern bearbeiten“ sehen können, pflegen Sie die Warennummern nicht mehr je Land und Sprache, sondern je Nummernschema und Sprache.
Achtung: Die zugehörigen Länder zu dem jeweiligen Nummernschema sind im Customizing festzulegen und können nicht in der App geändert werden.
Sofort ins Auge sticht die Tatsache, dass jede Warennummer mit einem Gültigkeitsdatum versehen werden kann – das bietet die Möglichkeit neue Nummern bereits für die Zukunft anzulegen.

Wie (re)klassifizieren Sie Ihren Materialstamm im S/4HANA?

Die Neuanlage von Produkten wird im International Trade in der Anwendung „Produkte klassifizieren“ vorgenommen. In der Anwendung „Produkte reklassifizieren“ können die Warennummern der Produkte sowie der Gültigkeitszeitraum geändert werden. Beide Funktionen bieten umfangreiche Filtermöglichkeiten und sind zur Massenpflege (Stapelverarbeitung) fähig. Viele gleichartige Materialien lassen sich so auf einen Schlag mit einer statistischen Warennummer versehen und auch wieder ändern.

Für Unternehmen mit mehreren Werken im Inland wie auch Ausland beschleunigt diese Neuerung die Prozesse bei der Vergabe der statistischen Warennummer enorm. Ein und dasselbe Produkt kann somit werksübergreifend klassifiziert oder bearbeitet werden.

Auch hier besteht die Möglichkeit einen Gültigkeitszeitraum für die Zuordnung der statistischen Warennummer zum Produkt zu vergeben. Somit können Sie für ein und dieselbe Ware mehrere Tarifummern mit unterschiedlichem Gültigkeitszeitraum vergeben (z.B. für Saisonsware, im Lebensmittelbereich, etc.).

Wie Sie in der Abbildung oben sehen können verwendet SAP in S/4HANA sowohl die lokalen als auch die EU Maßeinheiten. Eine weitere Vereinfachung mit der SAP im neuen ERP aufwartet.

Fazit

Mit S/4HANA International Trade Klassifikation hat die SAP einige grundlegende Fehler korrigiert, wie z.B. das fehlende Gültigkeitsdatum im Warenstamm sowie bei der Zuordnung der Warennummern zu den Produkten. Damit und mit den neuen Fiori-Apps ist die Änderung der Warennummern kein zeitkritischer Prozess mehr. Sehr gelungen finden wir das Konzept mit den Nummernschema zur Verwaltung unterschiedlicher Warenstämmen und der Zuordnung der Länder, was die Pflege und laufende Verwaltung der EU-weit gültigen statistischen Warennummern erleichtert. Die Stapelverarbeitung und werksübergreifende Klassifizierung und Bearbeitung ist ein wertvolles Feature, dass bereits lange überfällig war.

Als Nachteil empfinden wir die Tatsache, dass die Warennummern nicht mehr im Materialstamm und vor allem in den Vertriebs- und Einkaufsbelegen angezeigt werden und es keine adäquaten Funktionen gibt um zu kontrollieren, ob z.B. alle Positionen eines Auftrags, einer Lieferung oder einer Rechnung mit einer statistischen Warennummern versehen sind. Dies kann zurzeit erst bei der Intrastat-Meldung oder Zollanmeldung kontrolliert werden. Bedauerlicherweise sind damit auch nachträgliche Änderungen der Warennummer auf den Belegen nicht mehr möglich. Erfahrungsgemäß ist diese Funktion für viele unserer Kunden jedoch von Relevanz. So ist zu hoffen, dass SAP ein so elementares Feature wie dieses wieder integriert.

Die Entscheidung ein Upgrade zu SAPs neuer Fiori Generation zu vollziehen ist dennoch gut überlegt zu treffen. Abgesehen von strukturellen Änderungen in den internen Unternehmensprozessen ist abzuwägen, ob die Nachteile in Kauf genommen werden können. Einem Umstieg von unserer Seite steht jedoch nichts im Wege. Alle prodata-Lösungen stehen für S/4HANA bereit und wurden auch schon erfolgreich implementiert. 

Haben Sie Fragen zu unseren Außenhandelslösungen mit S/4HANA, kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch inklusive Live-Demo.

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